单据、收据和发票其实很好区分哟。
先说发票，目前发票都统一格式的，所以很好识别。增值税专用发票和增值税普通发票，还有增值税电子普通发票。
收据和单据的格式都是企业自行选择，可以自己印制，也可以通过办公用品店采购固定格式的，总之国家没有统一的标准，完全是企业自行决定格式。
那在什么情况下需要用收据呢？
发生增值税纳税义务，需要交增值税的业务，就需要开发票，而不能用收据代替。反之，不需要交增值税的业务，用收据和合同就可以的，就不需要开具发票。
举例哈：施工企业在施工过程中撞坏了路边一辆自行车，需给车主赔款300元。车主收到这300元用开发票给施工企业吗？不用哟。因为车主和施工企业没发生需要交增值税的业务。车主收到300元，只需开个收据给施工方。施工方支付300元，凭收到的收据及与车主签订的赔偿协议，就可以在税前扣除，不需要发票。
再提下单据，即除了发票和收据以外的单据，包括入库单、出库单、质检单、退库单、订单等。采购商品，需要有供应产开的发票，还需要有企业仓管员开具的入库单。销售商品，除了要开发票，还要有仓库开的出库单，同时还要用运输单据等。比较常见的快递单，也是一种运输单据。